Project Assistant (m/w/d)

Festanstellung, Vollzeit · Leipzig

Ihre Aufgaben

Kalender‑ & Terminmanagement für das Projektteam, inkl. Jour‑fixe, Gremien, Steering Committees
Anfänglicher Fokus auf ERP-Umstellung
Erstellung, Pflege und Qualitätssicherung von Unterlagen (Präsentationen, Protokolle, Entscheidungsvorlagen)
Koordination von Unterschrifts‑/Freigabeprozessen (z. B. Bestellungen, Change Requests, Verträge) inkl. Nachverfolgung
Einkaufsvorbereitung: Angebotsvergleiche, Budgetpflege, einfache Bestellungen im ERP
On‑/Offboarding‑Orga (Checklisten, Gerätebereitstellung, Berechtigungsanträge) in Zusammenarbeit mit den Admin‑Teams
Organisation von Workshops, Schulungen, Team‑Events; Reisemanagement, Abrechnung
Pflege von Wissensdatenbanken, Confluence, SharePoint (Vorlagen, Policies, IT‑Prozesse) etc.
Datenschutz & Compliance‑Unterstützung: Dokumentationspflege, TOMs‑Nachweise, Audit‑Vorbereitung
Risiko‑/ Issue‑/ Change‑Log führen, Entscheidungen dokumentieren, Follow‑ups nachhalten
Verantwortung für die Projektkommunikation: Kick‑offs, Protokolle, Stakeholder‑Updates, Release‑Notes

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Assistenz‑/Office‑Erfahrung
Sehr gute Organisations-, Priorisierungsfähigkeiten und Kommunikationsstärke
Sicher in MS 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint), SharePoint/OneDrive
Idealerweise ein Grundverständnis in IT‑Prozessen (ITIL‑Basics), DSGVO‑Awareness und Erfahrung mit Jira/Confluence, Microsoft Dev-Ops und oder Trovarit Matchmaker
Sehr gute Sprachkenntnisse in Englisch und Deutsch in Wort und Schrift

Warum wir?

Unbefristeter Arbeitsvertrag
30 Tage Urlaub
Monatlicher steuerfreier Sachbezug in Höhe von 50 € in Form von Gutscheinen
Die Wahlmöglichkeit zwischen JOB-Lunch, JOB-Ticket oder JOB-Rad, mit bis zu 30 € Zuschuss pro Monat
Corporate Benefits
Betriebliche Altersvorsorge mit 20%- Arbeitgeberzuschuss
Home Office-Regelung
Sonderurlaubstage
Firmen- und Teamevents
Überdachter und videoüberwachter Fahrradparkplatz
Kostenloser PKW-Parkplatz
Getränkeversorgung (Wasser)
Bibliothek & Lesesaal sowie E-Book-Angebot
Weiterbildungsmöglichkeiten sowie intensive Einarbeitung durch ein erfahrenes Team

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Über uns

Erfolg mitgestalten!

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Wir sind ein international erfolgreich agierendes Unternehmen, das innovative Lösungen auf den Gebieten von Aromen, Düften, Pflanzenextrakten und Aromachemikalien für führende Hersteller der Nahrungsmittel-, Getränke-, Kosmetik- und Haushaltsprodukteindustrie entwickelt.

Unser engagiertes und qualifiziertes Team ist die Basis für unseren Erfolg. Als international agierendes und innovatives Unternehmen verstehen wir es als unsere Aufgabe und Verpflichtung, alle Mitarbeiter*innen Tag für Tag zu fordern und zu unterstützen.

Werden Sie Teil unseres Teams und unseres Erfolgs!

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